>

שאלות ותשובות

צוות מרכז התמיכה וההדרכה שלנו ריכז עבורכם מגוון שאלות ותשובות נפוצות לשימושכם

הודעות מערכת ואופן הטיפול בהן

תאור הבעיה:

ההודעה מתקבלת בעת כניסה למסמך במערכת ובמקביל מתבצעת חסימת צפייה במסמכים קיימים או הפקת מסמכים חדשים.

הסיבות הצפויות:

  • הסדרה הסתיימה
  • הסדרה נעולה
  • למשתמש אין הרשאה לקוד הקבוצה שהוגדר בחלון הספרורים
  • מפתח התקופה והסדרה אינם זהים (בחברות רב שנתיות)

הפתרון:

  • יש להקים סדרה חדשה במודול מנהלה> אתחול מערכת> ספרור מסמכי שיווק
  • יש להסיר את תיוג הנעילה בחלון הספרורים
  • יש להגדיר הרשאה עבור קוד הקבוצה. לשם כך יש להיכנס למודול מנהלה> אתחול מערכת> הגדרת הרשאות> הרשאות כלליות. בחלון הגדרת הרשאות יש לבחור "הרשאה מלאה" בסדרת הספרור (מנהלה> אתחול מערכת> סדרת ספרור)
  • יש להתאים את מפתח הסדרה למפתח התקופה
  • יש לסגור את החלונות הפתוחים ולבצע שחזור קובץ ספרורים
  • במידה וההודעה חוזרת בשנית לאחר ביצוע פעולות אלה יש לפנות למוקד התמיכה.

תאור הבעיה:

תאריך המס/הערך שהוזן במסמך או בתנועת היומן חורג מטווח התאריכים שהוקצו בתקופה הפיננסית

הפתרון:

יש להיכנס לתקופה הפיננסית על ידי כניסה למודול מנהלה> אתחול מערכת> תקופות פיננסיות ולהרחיב את טווח תאריכי הערך/מס לפי התאריך שהוזן במסמך.

תאור הבעיה:

הודעות אלה עלולות להתקבל בניסיון כניסה ליישומים השונים מתוך תפריט המערכת ובמקביל נחסמת הכניסה אליהם.

הסיבה:

למשתמש הנוכחי לא הוקצה רישיון מתאים לתפעול המערכת.

הפתרון:

יש להיכנס למערכת עם "משתמש בכיר". לעבור למודול מנהלה> רישיון> ניהול רישיונות תחת לשונית הקצאה יש לבחור את המשתמש שקיבל את הודעת השגיאה. ובטבלת הרישיונות יש לסמן V באפשרות Professional User.

תאור הבעיה:

המערכת לא מצליחה לשייך את סוג המטבע לסכום שהוזן בתנועת היומן

הפתרון:

  • הפקת תנועה במטבע מט"ח ובחירת חשבון/כרטיס רב מטבעי ללא קוד המטבע
  • הקלדת סימן מטבע שלא הוגדר במערכת בטבלת המטבעות
  • הזנת סמל מטבע השונה ממטבע החשבון/כרטיס

תאור הבעיה:

הודעת השגיאה מתקבלת בעת שידור דו"ח 856 לרשויות המס

הסיבה:

  • סך דיווח חודשי ברמת החברה שלילי (הגדרת חוק הדיווח ע"י הרשות)
  • סך תשלומים לספק ברמה שנתית שלילי (הגדרת חוק הדיווח)

הפתרון:

סך דיווח חודשי ברמת החברה שלילי לפני הפקת הדו"ח יש לוודא שאין חודש עם ערכים שליליים. (ניתן ע"י הפקת דוחות חודשיים) מכיוון שאין אפשרות להעביר דיווח שלילי ברמה חודשית, על המשתמש ליצור את ביטול התשלום על החודש בו בוצע התשלום בפועל (כלומר על חודש מרץ).

עפ"י הדוגמא לעיל, הלקוח צריך להגיש דוח מתקן על חודש מרץ (ניכוי תקין לאחר ביטול יהיה אפס), ודוח על אפס תשלומים ואפס ניכוי לחודש אפריל.

סך תשלומים לספק שלילי מפיקים את הדוח ברמה השנתית ממיינים את הדוח לפי התשלומים ורואים אם יש ספק עם סך תשלומים שלילי. אם יש כזה- זה אומר שבוטל תשלום שבוצע פיזית במערכת שנה שעברה. שוב לפי העיקרון החודשי- ביטול התשלום צריך להיות 1:1 מול התשלום בחודש התשלום. יש לבטל מול השנה שעברה. להגיש דוח מתקן חודשי ודוח מתקן ברמה השנתית.

הגדרות כספים

העתקת שערי מט"ח מחברה לחברה מאפשרת עדכון שערים בחברה אחת והעתקתה לחברות אחרות בשרת ה-SAP של החברה.

שלב א': יש לפתוח את טבלת השערים בחברה המקור (מנהלה > שערי חליפין ומדדים), להציג את החודש הרלוונטי להעתקה וללחוץ על לחצן ' ייצוא אוט' משמאל למטה.

שלב ב': לפתוח את טבלת השערים בחברת היעד, להציג את החודש הרלוונטי ולחוץ על לחצן 'ייבוא אוטו'.

בסיום יש ללחוץ 'עדכן' לשמירת השערים שהועתקו.

הערה: המערכת מציגה את השערים לפני ההעתקה. יש לבדוק אותם לפני העדכון.

להגדרת שער חליפין חודשי קבוע למטבע זר, יש לפתוח את טבלת השערים (מנהלה > שערי חליפין ומדדים), להציג את החודש הרלוונטי.

לקביעת השער, יש ללחוץ על 'קביעת שער לחתך' ולהגדיר בו את השער הקבוע לכל אחד מהמטבעות.

על מנת לסגור תקופה למסמכי מכירות בלבד, יש להגדיר את התקופה הספציפית כ'פתוחה פרט למכירות'.

להגדרת חשבון מרכז שונה ללקוחות בארץ מזה של לקוחות, ניתן להיכנס למסך 'הגדרת חשבונות ראשיים' (מנהלה > הגדרות > כספים > חשבונות ראשיים), תחת לשונית מכירות > כללי ישנה האפשרות להגדיר חשבון 'חייבים חו"ל' שונה מחשבון 'מעקב חייבים מקומי'.

המערכת תגדיר את החשבון כברירת מחדל בעת הוספת כרטיס לקוח חדש, בהתאם ל'ארץ' בכתובת הלקוח.

הגדרה דומה ניתן לבצע גם לכרטיסי ספקים.

לוח חשבונות

מחיקת חשבון מתבצעת מחלון 'מבנה לוח חשבונות'.

יש לסמן את החשבון ובקליק ימני לבחור ב- מתקדם > מחק חשבון.

להגדרת חשבון בודד, ניתן להיכנס ל- כספים > לוח חשבונות.

לסמן את החשבון האחרון שמשויך לכותרת תחתיה תרצה להוסיף את החשבון החדש ולעבור למצב 'הוסף' (Ctrl+A).

כעת יש להגדיר מימין את פרטי החשבון וללחוץ 'הוסף' בסיום.

לעדכון פרטי חשבון קיים, יש להיכנס ל- כספים > לוח חשבונות ולסמן את החשבון הרלוונטי.

כעת יש לעדכן מימין את פרטי החשבון וללחוץ 'עדכן' בסיום.

כרטיסים הם לקוחות, ספקים ולידים (לקוחות פוטנציאלים).

חשבונות הם כל הישויות האחרות באינדקס, כגון: חשבונות בנק, הכנסות, הוצאות, מע"מ וכד'.

כרטיסים יוגדרו בחלון 'ניהול כרטסים' וחשבונות מ'לוח החשבונות'.

הודעת השגיאה 'ערך זה כבר קיים' מתייחסת לכך שכבר קיים חשבון עם קוד זהה. יש להגדיר לכל חשבון קוד ייחודי שלא הוגדר עבור חשבון או כרטיס (לקוח/ספק) שקיים במערכת.

הודעת השגיאה 'ערך זה כבר קיים' מתייחסת לכך שכבר קיים כרטיס עם קוד זהה. יש להגדיר לכל חשבון/כרטיס קוד ייחודי שלא הוגדר עבור חשבון או כרטיס (לקוח/ספק) שקיים במערכת.

תנועות יומן

להגדרת תאריך ערך ספציפי לכל שורה בתנועת יומן, ניתן להוסיף באמצעות אייקון גלגל השיניים את ה'העדפות למסמך'.

בחלון ההעדפות שנפתח, יש לבחור בלשונית 'עיצוב טבלה' ולסמן את השורה 'תאריך ערך' כ'גלוי' ו'פעיל'.

הודעת השגיאה 'התנועה אינה מאוזנת' תופיע כאשר סך עמודה חובה לא זהה לסכום הכולל של עמודה 'זכות' במטבע המקומי.

ליצירת סטורנו לתנועה ידנית יש להציג את התנועה לביטול, ולבחור בתפריט 'נתונים' בפקודה 'בטל'.

הודעת השגיאה 'התאריך חורג מהטווח המותר' תופיע כאשר אחד התאריכים בתנועת היומן חורג מהטווח שהוגדר לתקופה הפעילה לתאריך האסמכתא בתנועה.

להוספת התנועה יש לתקן את התאריך השגוי ו/או להתאים את טווח התאריכים לתקופה.

הערה:

טווח תאריכי האסמכתא לתקופה לא ניתן לשינוי מרגע שהוזן מסמך ו/או תנועת יומן לטווח שהוגדר.

להעתקת פרטי תנועה מאקסל ל-SAP, יש להגדיר באקסל סדר עמודות ותצוגה זהים לאלה שמוגדר למשתמש בחלון 'תנועת יומן'. לאחר מכן ניתן לסמן את השורות הרלוונטיות באקסל ולהדביק אותן לטבלה ב-SAP B1 על ידי קליק ימני בחירה ב'הדבק'.

ניתן להוסיף תנועות ופקודות שאינן מאוזנות במט"ח, אם הן מאוזנות במטבע המקומי ובמטבע מערכת ובתנאי שלא מתויגת האפשרות 'חסום תנועה לא מאוזנת במט"ח' בחלון הבא:

מנהלה' > אתחול מערכת > הגדרות מסמכים > לפי מסמך > תנועת יומן

להצגת פקודות שנקלטו בעבר, יש לבטל תיוג שדב 'פתוחים בלבד' בחלון 'פקודות יומן' (תפריט כספים > פקודת יומן).

בתנועות יומן שנוצרו מפקודת יומן ניתן להציג את הפקודה הרלוונטית על ידי הצגת התנועה הספציפית ולחיצה על חץ ההתמקדות שמימין לשדה 'מקור' בכותרת.

שאלות שכיחות הנהלת חשבונות

הסבר:

עפ"י הנחיות ראשות המיסים, עוסקים שמחזור העסקאות שלהם גבוה מ-4 מיליון ₪ בשנה, ידרשו להגיש מדי חודש את דו"ח PCN 874. לצורך הפקת הדו"ח יש להיכנס למודול דוחות > כספים > הנהלת חשבונות > מס > דוח מע"מ להזין את חתך התאריכים וללחוץ על לחצן "חשב" ע"מ להציג את ערכי המע"מ השונים בחלון.
בחירה באפשרות צור קובץ > "דו"ח PCN 874" תוביל אותנו לחלון העדפות נוסף שם יש להזין את הנתונים הבאים: קטגוריית קודי תנועה- שיוך קודי התנועה במערכת נעשה באופן אוטומטי למעט רשומונים ותנועות חריגות. במקרים אלו יש לשייך את הקטגוריה באופן חד פעמי. תקרת תנועה- בשדה זה יש לרשום את סכום החשבונית שנקבע על ידי רשויות המס, כמכירה שלא חייבת להיות מזוהה. כיום התקרה עומדת על סכום של 5000 ₪.
אסמכתא ביומן לדיווח- יש להגדיר באיזה שדה הוזנו מספרי החשבוניות בתנועות היומן הידניות. המקור לתאריך- מקור התאריך אשר יוצג בדו"ח.
נתיב ליצירת קובץ- בחירת נתיב לשמירת הקובץ.

הסבר:

את נתוני הניכוי במקור לספקים ניתן להזין באופן ידני בכרטיס הספק. תחת לשונית הנהלת חשבונות מתייגים את תיבת התיוג "חייב בניכוי במקור" ובהמשך מתקדמים לחלון "קביעת ניכוי מס במקור- הגדרות" על ידי לחיצה על לחצן "קביעת מס במקור".
יש לבחור את קבוצת השע"מ והניכוי של הספק ולהזין בטבלה את שם וקוד הטווח, את תוקף הניכוי ואת אחוז הניכוי עבור אותה תקופה. אפשרות נוספת הינה עדכון או הזנה גורפת של נתוני הניכוי במקור עבור חתך כרטיסים על ידי מערכת 1000 או מבזק. תחילה יש לייצא את רשימת הספקים ממערכת SB1 על ידי כניסה למודול מנהלה > יבוא/יצוא נתונים > יצוא נתונים > יצוא מערכת 1000 או מבזק. בחלון חתך מבזק מערכת יש לבחור את סוג הדו"ח אשר יבחר לפי מספר הספקים שהוזנו במערכת. בחברה עם למעלה מאלף ספקים יש לסמן "מבזק". בנוסף יש לבחור את חתך הספקים ולהזין את הנתיב בו ישמר הקובץ.
את הקובץ יש לקלוט באתר שע"מ ואת קובצי הפלט שיוצרו יש לקלוט חזרה למערכת SB1 במודול מנהלה > יבוא/יצוא נתונים > יבוא נתונים > יבוא מערכת 1000 או מבזק. למידע נוסף צרו קשר עם מחלקת התמיכה.

הסבר:

  • במידה ותויגו חשבונות וכרטיסים, יש להסיר את התיוג מהחשבונות המרכזים.
  • בתצוגת חשבונות בלבד יש לבדוק האם כל החשבונות מתויגים.
  • יש לתייג הצג חשבונות ללא יתרה על מנת שגם חשבונות ללא יתרה שיש להם תנועות בחתך יכללו בדו"ח.
  • במידה ומעוניינים להציג יתרות פתיחה/סגירה יש לבדוק האם תויגה הבחירה המתאימה.
  • יש לבדוק האם קיימים חתכים בחלון ההרחבה.
  • יש לבדוק האם קיימות תנועות במערכת עם תאריכי אסמכתא שונים בשורות

הסבר:

על מנת להפיק חשבונית עצמית יש לשייך את החשבונות "חשבון רווח לחשבונית עצמית" ו"חשבון הוצאות לחשבונית עצמית" בלוח החשבונות הראשי אליו ניתן להגיע בנתיב מנהלה> הגדרות> כספים.

על הספק להיות מתויג כעצמאי (שימו לב, לא ניתן לשנות תיוג זה לאחר ביצוע פעולות אל מול הכרטיס). כעת ניתן להפיק מסמך תעודת רכש (חשבונית ספק) המסמך יתווסף כחשבונית עצמית ותיוצר תנועת יומן מתאימה.

הסבר:

מדובר בקובץ במבנה אחיד אותו ניתן להפיק החל מגרסת 2007. על מנת להפיק את הדו"ח ולייצא את הקובץ יש להיכנס למודול דוחות> כספים> הנהלת חשבונות> דוחות במבנה אחיד, להזין את חתך התאריכים של התנועות והמסמכים ולייצא את הקובץ.

הסבר:

  • פקודת יומן נשמרת בקובץ זמני. ניתן לבצע בה שינויים ואף להסיר אותה ואיננה משפיעה על יתרת הנהלת החשבונות
  • תנועת יומן נרשמת בקובץ הקבוע ואיננה ניתנת לשינוי לאחר הוספתה אלה בשדות מסוימים. לא ניתן להסיר תנועת יומן אלה לבטלה, פעולה אשר יוצרת תנועת יומן נגדית.

הסבר:

יש להיכנס דרך מודול כספים> מבנה לוח חשבונות ולסמן את המגרות הרצויות. בחלון "מבנה לוח חשבונות" יש לסמן את החשבון שברצוננו להעביר ולבחור את מיקומו החדש בשדות: "מגירה" , "סעיף אב" ו"מיקום בקבוצה" במידה והעברת החשבון כרוכה בשינוי הרמה אליה הוא משויך, יש לעדכן את רמת השיוך החדשה לפני ביצוע העברת החשבון.

הסבר:

פעולת הפרשי שער תבוצע לצורך התאמת היתרה במטבע המקומי (בד"כ שקלי) ליתרת המט"ח עבור כרטיסים שמנוהלים במטבע מט"ח או רב מטבעי ואילו פעולת הפרשי תרגום תבוצע לצורך התאמת היתרה במטבע מערכת ליתרת הכרטיס במטבע מקומי.

מלאי

הסבר:

עץ ייצור- פריט האב עובר תהליך יצור, בסיום תהליך היצור פריט האב יתווסף למלאי ופריטי הבנים יגרעו מהמלאי עץ מכירה- פריט האב מורכב מפריטי הבנים רק כאשר הוא נמכר בפועל עץ הרכבה- דומה לעץ מכירה מלבד זאת שבמסמכים לא יופיעו פרטי הבנים עץ תבנית-כל הפריטים בעץ יכולים להימכר בנפרד או יחד. עץ הינו גמיש וניתן לשנות את פריטי הבנים במסמכים.

הסבר:

  • ניתן להציג את עמודת מחסן ולהקליד "Ctrl+Tab" באותה העמודה. פעולה זאת תפתח את חלון "פריטים לפי מחסנים" בו ניתן לראות את יתרת המלאי במחסנים השונים
  • בהעדפות למסמך ניתן להציג את העמודה "כמות במלאי"
כללי

הסבר:

יש להיכנס למודול מנהלה > הגדרות > כללי > הגדרת משתמשים, למלא את פרטי המשתמש ולהזין עבורו סיסמה. בנוסף יש להקצות עבורו רישיון מתאים מתוך חלון מנהלה > רישיון > ניהול רישיונות.

הסבר:

לפני ביצוע יבוא מאקסל מומלץ לגבות את בסיס הנתונים. התהליך מורכב ממספר שלבי ביצוע:

  • יש להיכנס למודול מנהלה> יבוא/יצוא נתונים> יבוא נתונים> יבוא מ- Excel
  • יש לבחור בסוג הנתונים ליבוא: כרטיסים או פריטים
  • יש לעדכן את הטבלה במאפייני הכרטיסים כך שתהיה התאמה מלאה בין שורות הטבלה לעמודות בגילון האקסל.
  • את קובץ האקסל יש לשמור כקובץ Text (tab delimited) ולייבאו ע"י לחיצה על כפתור אשר.
  • לאחר הייבוא ייפתח חלון הודעות בו ניתן לראות כמה רשומות יובאו בהצלחה, אילו שגיאות אירעו בתהליך היבוא וכדומה.
  • בסיום התהליך יש לבדוק כי הנתונים נקלטו כראוי במערכת.

המסמכים המצורפים מסבירים שלב אחר שלב איך לבצע סגירת תקופה והעברת שנה במערכת SAP Business One.

ניתן ליצור קשר עם מרכז התמיכה שלנו להזמנת הדרכה בנושא.

להורדת המדריך לסגירת תקופה >>

להורדת המדרך להעברת שנה >>

לעבוד מהר ובקלות – קיצורי מקלדת במערכת SAP BUSINESS ONE
הפעולה מקשים וצירופים במקלדת
מעבר בין שדות TAB+SHIFT / TAB
מעבר למצב 'הוסף' A+CTRL 
מעבר למצב 'חפש' F+CTRL
שכפול (מסמך, כרטיס, פריט) D+CTRL
הדפסה P+CTRL
שכפול שורה M+CTRL
מחיקת שורה K+CTRL
בחירה בכרטיס מתוך תנועת יומן TAB+CTRL
הקלדת תאריך נוכחי * ואח"כ TAB
סימון שורות ברצף קליק על השורה הראשונה, SHIFTּ וקליק על השורה האחרונה ברצף
סימון שורות שאינן ברצף קליק על השורה הראשונהּ, CTRL וקליק על השורות הבאות
מיון דו"ח בסדר עולה לחיצה כפולה על כותרת העמודה
פתיחת מסמך בסיס N+CTRL
פתיחת מסמך יעד T+CTRL
העתקת סכום לתשלום CTRL + B בעמודת סכום
(בקבלה ובתשלום לספק)

צור קשר עם המומחים של BTOP

לקבלת הצעה משתלמת השאירו פרטים